5 Tips Jitu Kelola Stok BHP Medis di Klinik

Bagi Bro Sis yang mengelola operasional di Klinik Pratama maupun Utama, pasti setuju kalau "stok mati" atau barang kadaluarsa adalah mimpi buruk. Melihat tumpukan alkohol swab, spuit, atau reagen yang harus dibuang karena lewat tanggal expired date (ED) itu rasanya seperti membakar uang perusahaan, kan?

Padahal, Barang Habis Pakai (BHP) medis memakan porsi anggaran belanja yang cukup besar. Kalau pengelolaannya semrawut, bukan cuma rugi finansial, tapi pelayanan pasien juga bisa terganggu karena stok barang yang dibutuhkan tiba-tiba kosong atau tidak layak pakai.

Supaya klinik Bro Sis tetap profitable dan cashflow aman, manajemen stok yang rapi itu wajib hukumnya. Yuk, simak tips praktis menjaga stok BHP agar perputaran barang lancar dan meminimalisir risiko kadaluarsa.

1. Wajib Terapkan Metode FEFO, Bukan Cuma FIFO

Banyak staf gudang yang masih terpaku pada FIFO (First In First Out), yaitu barang yang baru masuk ditaruh di belakang. Tapi untuk produk medis yang punya tanggal kadaluarsa, metode FEFO (First Expired First Out) jauh lebih krusial.

• Caranya: Saat barang baru datang, cek tanggal ED-nya. Jangan asal tumpuk. Barang dengan tanggal ED lebih dekat (meskipun baru datang) wajib diletakkan di posisi paling depan agar diambil lebih dulu.
• Manfaat: Memastikan tidak ada barang "tua" yang tersembunyi di belakang lemari dan baru ketahuan saat sudah basi.

2. Lakukan Stock Opname Secara Rutin & Disiplin

Jangan menunggu akhir tahun baru cek gudang, Bro Sis. Stock opname adalah kunci untuk mencocokkan data di komputer/kartu stok dengan fisik barang sebenarnya.

• Jadwal Rutin: Lakukan minimal sebulan sekali untuk BHP fast moving.
• Cek Fisik: Sambil menghitung jumlah, periksa juga kondisi kemasan dan tanggal kadaluarsanya. Jika ditemukan barang yang mendekati ED (misal 3-6 bulan lagi), segera pisahkan atau beri tanda khusus.

3. Gunakan Analisis Pareto (Hukum 80/20)

Tidak semua item BHP punya perputaran yang sama. Bro Sis bisa menggunakan prinsip Pareto: biasanya 80% pendapatan atau penggunaan klinik berasal dari 20% jenis item stok.

• Fokus Utama: Berikan perhatian ekstra pada 20% item fast moving ini. Pastikan stoknya selalu aman tapi jangan berlebihan (overstock).
• Evaluasi Slow Moving: Untuk item yang jarang keluar, jangan nyetok terlalu banyak. Cukup sediakan stok minimum (safety stock) agar tidak menumpuk jadi stok mati.

4. Beri Tanda Visual untuk Barang "Near ED"

Bantu tim medis atau farmasi dengan visualisasi yang jelas. Bro Sis bisa menempelkan stiker berwarna cerah (misalnya merah atau kuning) pada kemasan BHP yang akan kadaluarsa dalam waktu dekat (misal < 6 bulan).

Tujuannya: Sebagai alert atau peringatan agar barang tersebut diprioritaskan penggunaannya. Jika stok masih banyak dan ED sudah dekat, Bro Sis bisa berdiskusi dengan dokter untuk memprioritaskan penggunaan obat/alkes tersebut selama masih sesuai indikasi medis, atau melakukan retur ke supplier jika ada perjanjian retur.

5. Pilih Supplier yang Kooperatif dan Jujur

Ini poin paling penting dalam strategi procurement. Pilihlah vendor yang tidak "nakal" menyelipkan barang dengan ED pendek saat pengiriman. Pastikan Bro Sis bekerjasama dengan distributor yang menjamin masa kadaluarsa panjang (long ED) saat barang diterima.

Peran Medtools: Kami di Medtools sangat paham pain point klinik terkait isu ini. Oleh karena itu, Medtools selalu memastikan BHP yang dikirim memiliki masa simpan yang aman. Kami juga terbuka untuk diskusi perencanaan stok agar klinik Bro Sis tidak belanja berlebihan (overstocking).

Butuh Supply BHP dan Obat dengan ED Aman?

Jangan biarkan klinik Bro Sis rugi terus-menerus karena manajemen stok yang salah dan supplier yang tidak transparan.

Kalau Bro Sis butuh partner pengadaan Alkes dan BHP medis yang terpercaya, fast response, dan barangnya terjamin kualitas serta masa simpannya, yuk diskusi bareng tim kami!

 Konsultasi Stok & Order via WhatsApp Tim Institusi Medtools